Algemene Voorwaarden

1. Na aanmelding
U heeft zich aangemeld of bent verwezen naar een eerstelijns ergotherapeut. Onze werkwijze kenmerkt zich door een praktische en klantgerichte benadering. Het doel is u te helpen in een beperkt aantal sessies te komen tot verbetering van uw situatie. Het eerste contact heeft als doel kennis te maken met elkaar en een inschatting te maken van uw hulpvraag. Daarna maken we samen met u een plan hoe uw doel te bereiken.

2. Bescherming persoonsgegevens
Wij vinden het belangrijk dat de privacy van onze klanten/patiënten goed wordt geborgd. Tevens is de dossiervorming gebonden aan wettelijke regels, die voor u een goede waarborg vormen voor bescherming van persoonlijke gegevens. Uiteraard is onze beroepsgroep ook gebonden aan wettelijke geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat we alleen (medische) informatie mogen uitwisselen met zorgverleners die direct bij uw behandeling of begeleiding betrokken zijn. Zoals uw (huis)arts of fysiotherapeut. Is het in het kader van uw behandeling of begeleiding wenselijk informatie uit te wisselen met andere betrokkenen, dan is daarvoor uw toestemming nodig. In onze behandelovereenkomst vragen we u kenbaar te maken met welke betrokkenen we informatie mogen uitwisselen.
Wij raden u aan om ons Privacyreglement te lezen voor een uitgebreide omschrijving over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens en de bescherming daarvan.

3. Vergoeding
Ergotherapie wordt vergoed vanuit de basisverzekering. Per kalenderjaar hebben verzekerden recht op een vergoeding van 10 uur ergotherapie. Door sommige aanvullende verzekeringen wordt ergotherapie ook na deze 10 uur (deels) vergoed. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar de polisvoorwaarden van uw ziektekostenverzekeraar.
In de meeste gevallen wordt de rekening van de behandeling rechtstreeks naar uw zorgverzekeraar gestuurd. In enkele gevallen krijgt u de rekening thuis en dient u deze zelf te declareren bij uw verzekeraar. NB: de overheid stelt jaarlijks een verplicht eigen risico vast. Het verplichte eigen risico is het bedrag dat u zelf moet betalen voor zorg uit de basisverzekering. Of u nog (een deel van) uw eigen risico verschuldigd bent op het moment dat u ergotherapie ontvangt, is voor ons niet inzichtelijk. Wilt u meer weten over uw eigen risico, informeer hier dan naar bij uw ziektekostenverzekeraar.

4. Behandelafspraken
De duur per afspraak kan variëren, meestal tussen 30 en 60 minuten. Indien u een afspraak niet kunt nakomen, dient u uiterlijk 24 uur van tevoren telefonisch af te zeggen. Afzegging voor de maandagafspraken moet op vrijdag plaatsvinden. Bij niet of te laat afgemelde afspraken wordt €45 bij u zelf in rekening gebracht. Bezoekt de ergotherapeut u aan huis en u bent niet aanwezig ten tijde van de afspraak? Dan wordt tevens een toeslag in rekening gebracht van €25. Deze is bedoeld om de door de ergotherapeut gemaakte reiskosten en reistijd te dekken. De betalingsvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken voor Utrecht en omstreken onder nr:4916.

5. Aanwezigheid stagiair
De praktijk werkt graag mee aan het goed opleiden van aankomende ergotherapeuten. We verzorgen daarom regelmatig stagebegeleiding. Gedurende het hele jaar kan een stagiair in de praktijk aanwezig zijn. Mocht u bezwaar hebben tegen de aanwezigheid van een stagiair bij uw behandeling, dan verzoeken wij u dit kenbaar te maken bij uw ergotherapeut.

6. Telefonische bereikbaarheid
U kunt de praktijk tijdens werkdagen telefonisch bereiken tussen 8.30 – 17.30 uur op telefoonnummer 0492-344370. Wanneer uw ergotherapeut niet aanwezig is, nemen de praktijkassistentes uw boodschap aan. U wordt zo spoedig mogelijk door uw ergotherapeut teruggebeld.

7. Klacht én compliment
De praktijk vindt het belangrijk dat cliënten tevreden zijn over de aangeboden zorg. Toch kan het gebeuren dat u niet tevreden bent. Heeft u een klacht over uw ergotherapeut?
Bespreek uw probleem eerst met uw ergotherapeut. Dan kunt u samen zoeken naar een bevredigende oplossing. Als u het moeilijk vindt uw ergotherapeut rechtstreeks te benaderen, neem dan contact op met de praktijkmanager. Komen we er samen niet uit, dan verwijzen wij u naar Klachtenloket Paramedici voor de klachtenprocedure.

Heeft u opmerkingen, tips óf een compliment? Ook die horen we graag. U kunt deze uiteraard persoonlijk geven aan uw ergotherapeut, maar ook kenbaar maken via onze klanttevredenheidsenquete , het contactformulier op de website of info@ergotherapiegrip.nl

Privacyreglement

Inleiding

Wij vinden het belangrijk dat de privacy van onze cliënten goed is geborgd. Dit privacyreglement beschrijft hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, waaronder medische gegevens.

Wij raden u aan het privacyreglement goed te lezen. Als u vragen heeft over het privacyreglement kunt hiermee terecht bij uw behandelaar. Ook kunt u contact op nemen met onze contactpersoon Sanne van Sluijs via sanne@ergotherapiegrip.nl of 0492-344370.

  1. Definities

In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:

Gegevens de gegevens die betrekking hebben op een persoon
Praktijk GRIP, praktijk voor ergotherapie (KvK nr51630001), verwerkingsverantwoordelijke
Cliënt een klant/patiënt van de praktijk
Verwerking een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming)
  1. Toepasselijkheid
    Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de praktijk die betrekking hebben op cliëntenzorg.
    Tevens vinden wij het belangrijk de privacy van onze websitebezoekers te waarborgen. Een specifieke privacyverklaring betreffende de website vindt u op onze website.
  1. Doelen
      De praktijk kan de gegevens verwerken voor de volgende doelen:

    • het verlenen van ergotherapeutische zorg;
    • het declareren van verleende ergotherapeutische zorg bij de cliënt of zorgverzekeraar
    • ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden
    • wetenschappelijk onderzoek.
  1. De gegevensverwerking
    • Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over de behandeling vastgelegd in een dossier. Uw behandelend ergotherapeut heeft wettelijk een dossierplicht (Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst). De behandelingsovereenkomst vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Alleen uw behandelend ergotherapeut en anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw zorgvraag hebben toegang tot de gegevens voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om de verleende zorg te kunnen declareren.
    • Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.
    • Als wij uw gegevens gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek zal hiervoor voorafgaand om uw toestemming worden gevraagd, tenzij dat niet mogelijk blijkt en de wet toestaat dat de gegevens zonder toestemming van de cliënt worden gebruikt. Wij zullen in beide gevallen niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.
    • Zorgverzekeraars met wie de praktijk een overeenkomst heeft controleren of gedeclareerde zorg rechtmatig is verleend. Zij kunnen in het kader van materiële controle inzage verlangen in dossiers. De praktijk is gehouden om hieraan medewerking te verlenen.
    • Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties of als u ons hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.
  1. Beschrijving van de gegevens
    De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:

    • naam
    • adres/contactgegevens
    • geboortedatum
    • BSN nummer
    • geslacht
    • medische gegevens (bijv. aandoening en medicijngebruik)
    • naam huisarts/andere betrokkenen, zoals andere zorgverleners
    • maatschappelijke gegevens (bijv. gezinssamentstelling)
    • gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger

    De navolgende gegevens kunnen te herleiden zijn:

    • Ras of etnische afkomst
    • Politieke opvattingen
    • Religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging
    • Lidmaatschap van een vakbond
    • Genetische gegevens
    • Gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  1. Rechten
    De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:

    • Als cliënt heeft u het recht te weten dat gegevens over u worden verwerkt. Wij informeren u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement. Wij, in het bijzonder uw behandelend ergotherapeut, informeert u ook in specifieke gevallen, bijvoorbeeld als een brief aan de huisarts wordt gestuurd over de voortgang of einde van de behandeling.
    • U heeft als cliënt het recht op inzage in uw gegevens. Ook kunt u een kopie opvragen van het dossier waarin uw gegevens staan. Wij nemen een verzoek tot inzage of kopie zo snel als mogelijk in behandeling. Een kopie wordt bij voorkeur ‘in handen’ gegeven, waarbij wij vragen u te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Deze voorzorgsmaatregel is om te voorkomen dat uw gegevens bij onbevoegden terechtkomen. Ook biedt het persoonlijk overhandigen de mogelijkheid om eventuele vragen te beantwoorden.
    • U heeft als cliënt het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens. Wij zullen eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zo snel als mogelijk aanpassen.
    • Als u gegevens wilt laten vernietigen kunt u daartoe een verzoek indienen. Wij vragen u om dit verzoek schriftelijk te doen en indien het om medische gegevens gaat zo mogelijk de beweegredenen te vermelden. De behandelend ergotherapeut beoordeelt binnen drie maanden na het verzoek of tot vernietiging wordt overgegaan. Als er een zwaarwegende reden is om het verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de cliënt, kan besloten worden om niet tot vernietiging over te gaan. Als uw verzoek wordt afgewezen doen wij dat gemotiveerd.
    • U kunt als cliënt een verklaring laten toevoegen aan uw dossier. Wij verzoeken u om deze verklaring aan uw behandelend ergotherapeut te overhandigen zodat dit aan uw dossier kan worden toegevoegd.
    • Bij het uitoefenen van rechten als beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van minderjarigen en onder curatele gestelde personen het volgende:
      • Betreft het een minderjarige tot 12 jaar dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, doorgaans zijn dit de ouders, uitgeoefend;
      • Betreft het een minderjarige in de leeftijd van 12 tot en met 15 jaar dan worden de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend;
      • Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf de rechten uitoefenen;
      • Betreft het een persoon die onder curatele is gesteld dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger uitgeoefend.
  1. BewaartermijnWij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat wij gegevens niet aan derden verstrekken behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook leggen wij een geheimhoudingsverplichting op aan onze medewerkers en externe partijen die de praktijk inschakelt ten behoeve van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software.
    • Het dossier met behandelinformatie wordt gedurende vijftien jaar na afloop van de behandelingsovereenkomst bewaard, tenzij goed zorgverlenerschap met zich meebrengt dat de gegevens langer worden bewaard*
    • Voor dossiers met behandelinformatie van minderjarige personen geldt dat de bewaartermijn van vijftien jaar begint te lopen vanaf de leeftijd van 18 jaar*
    • In andere gevallen dan in dit artikel vermeld worden gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het doel.
    • Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als op uw uitdrukkelijk schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd.
      * De wettelijke bewaartermijn is bepaald in de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO)
  1. Geheimhouding Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat wij gegevens niet aan derden verstrekken behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook leggen wij een geheimhoudingsverplichting op aan onze medewerkers en externe partijen die de praktijk inschakelt ten behoeve van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software.
      Uitzondering op de geheimhoudingsverplichting is uitsluitend mogelijk als:

    • u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven;
    • het verstrekken van de gegevens noodzakelijk is voor een goede zorgverlening en de ontvanger, bijvoorbeeld de huisarts, eveneens betrokken is bij de zorgvraag;
    • er zwaarwegende redenen zijn om het medisch beroepsgeheim te doorbreken, bijvoorbeeld als sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling en/of huiselijk geweld; of
    • wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke verplichting of in een kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak.
  1. Informatiebeveiliging en verwerkers
    De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:

    • Wij nemen alle passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen. Dit betreft onder meer:
      • het gebruik van beveiligde en versleutelde verbindingen;
      • wij voldoen aan de NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513;
    • Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de organisatie gebruik van diensten van derden, zogenaamde verwerkers. Deze verwerkers verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de organisatie. Met de verwerkers heeft de organisatie een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verwerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens, de Europese algemene verordening gegevensbescherming en dit Privacybeleid na te leven. Via info@ergotherapiegrip.nl kan een lijst worden opgevraagd van onze verwerkers.

    Indien nodig voeren wij een data protection impact assessment (DPIA) uit. Een DPIA houdt in dat privacy risico’s worden geïnventariseerd en zo nodig worden maatregelen genomen.

  1. WijzigingenDe praktijk kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. Wij zullen u in dat geval via onze website www.ergotherapiegrip.nl informeren. Wij adviseren u het privacyreglement regelmatig te bekijken.
  1. KlachtenHoewel wij al het nodige doen om uw privacy te borgen kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft kunt u dit bespreken met uw behandelaar of de klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris is te bereiken op 0492-344370 of per e-mail info@ergotherapiegrip.nl. Ook kan schriftelijk een klacht worden ingediend bij Sanne van Sluijs, praktijkhouder. Adres St. Wilbertsplein 8a, 5761 BK te Bakel.

    Indien dit niet leidt tot een oplossing kunt u gebruik maken van uw recht
    om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
    (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.